06.09.2018 | Von Die Stiftung

Auch ohne Vorsatz strafbar

Für Vorstandsmitglieder steuerbegünstigter (gemeinnütziger) Stiftungen stellt sich zunehmend die Frage nach der Notwendigkeit und der Ausgestaltung eines Tax-Compliance-Management-Systems. Wichtig ist dabei vor allem ein strukturiertes Vorgehen, nicht eine Lösung aller Fragen auf einmal.

Tax-CMS
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Um nicht auf der falschen Liste zu landen, sollten sich Vorstandsmitglieder von Stiftungen mit einem Tax-Compliance-Management-System auseinandersetzen. Foto: thinkstock/iStock/gopixa

In Stiftungen sind steuerrechtliche Fragen nicht selten außerordentlich komplex. Es ist daher im Interesse jedes Vorstands oder Geschäftsführers, dass Fehler in abgegebenen Steuererklärungen auch im Nachhinein möglichst ohne steuerstrafrechtliche Konsequenzen berichtigt werden können. Denn eine Steuerverkürzung oder -hinterziehung birgt neben steuerrechtlichen Haftungsrisiken auch steuerstrafrechtliche Risiken. Wird eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Verletzung steuerrechtlicher Pflichten nachgewiesen, droht Vorständen und Geschäftsführern eine Haftung mit dem Privatvermögen. Eine leichtfertige Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung kann Geldstrafen sowie Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren nach sich ziehen.

2016 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Konsequenzen aus dem Erkennen von Fehlern in abgegebenen Steuererklärungen thematisiert und dabei erstmals den Begriff eines „innerbetrieblichen Kontrollsystems“ verwendet. Hat eine Stiftung ein Kontrollsystem, das der Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten dient, so kann dies nach der Auffassung des BMF ein Indiz darstellen, das gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit– und somit für den Vorstand oder Geschäftsführer – spricht.
Ein „innerbetriebliches Kontrollsystem“ ist wesentlicher Teil eines Tax-Compliance-Management-Systems (Tax-CMS), mit dessen Hilfe die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben sichergestellt werden soll. Dies führt nicht zu einer hundertprozentigen Sicherheit. Menschliche Fehlleistungen lassen sich beispielsweise ebensowenig ausschließen wie ein (gewolltes) Umgehen oder die (ungewollte) Außerkraftsetzung von Kontrollen durch die aktive Zusammenarbeit mehrerer Personen. Trotzdem bietet ein ansonsten wirksames Tax-CMS auch im Falle eines Regelverstoßes einen gewissen Schutz vor Strafen, da es der aktiven Vermeidung von steuerstrafrechtlichen Folgen dient.

Bestandsaufnahme vorhandener Strukturen und Abläufe

Die Frage nach der Ausgestaltung eines Tax-CMS betrifft die steuerrechtliche Organisationsstruktur der Stiftung. Für Vorstände besteht die Verpflichtung, die Verfahrensabläufe ihrer Stiftung so zu organisieren und zu beaufsichtigen, dass die steuerrechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Dies betrifft beispielsweise Umsatzsteuer, Lohnsteuer oder gemeinnützigkeitsrechtliche Fragestellungen.

Aus gemeinnützigkeitsrechtlicher Sicht ist insbesondere die Vorgabe des § 63 AO relevant. Hiernach muss bei einer steuerbegünstigten Stiftung die Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein und den Bestimmungen entsprechen, die die Satzung über die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen enthält. Der Vorstand hat durch Aufzeichnungen nachzuweisen, dass die tatsächliche Geschäftsführung ordnungsgemäß ist. Neben der Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben umfasst dies beispielsweise Nachweise der satzungskonformen (Förder-)Tätigkeiten, die zweckentsprechende Verwendung von Spenden und die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen sowie den Nachweis der zeitnahen Mittelverwendung.Viele Stiftungen werden entsprechende Organisationsstrukturen vorhalten, beispielsweise

  • Richtlinien bzgl. Zuständigkeiten, Organisationshandbuch, Ansprechpartnern etc.
  • Vorgabe/Checklisten der (einheitlichen) steuer- und gemeinnützigkeitsrechtlichen Beurteilung von Tätigkeiten/Sachverhalten
  • organisatorische/zeitliche Vorgaben bzgl. Zusammenarbeit Dritter (z.B. Steuerberater)
  • Leitfäden bzgl. der Handhabung bestimmter Teilbereiche (z.B. Spenden, Sponsoring)
  • Prüfungsschemata/Buchungsanweisungen (z.B. Erfassung/Abführung Umsatzsteuer)
  • Musterverträge mit Erläuterungen

Im Zusammenhang mit der Einführung eines Tax-CMS ist es daher sinnvoll, in einem ersten Schritt eine Bestandaufnahme des Status quo vorzunehmen. Wichtig ist, dass die steuerrechtlichen Vorgaben umfassend betrachtet werden und auch die Verantwortlichkeit für Steuerehrlichkeit sich nicht auf die Steuerabteilung oder einzelne steuerverantwortliche Personen in der Stiftung beschränkt.

Anpassen und dokumentieren

Nach der Bestandsaufnahme muss überlegt werden, ob die bestehende Organisationsstruktur anzupassen ist bzw. ob diese ausreichend dokumentiert ist. Insbesondere an einer stringenten Dokumentation wird es häufig mangeln, wobei eine solche aber für den Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung von großer Bedeutung ist.

Für die Konzeption des Tax-CMS bietet sich eine Orientierung an dem Prüfungsstandard IDW PS 980 sowie dem Praxishinweis 1/2016 des Instituts der Wirtschaftsprüfer an, die sich mit der Ausgestaltung von Compliance-Management-Systemen und (im Praxishinweis) insbesondere dem Tax-CMS befassen. Das Modell des IDW basiert auf sieben Grundelementen: Compliance-Kultur, -Ziele, -Organisation, -Risiken, -Programm, -Kommunikation sowie -Überwachung und -Verbesserung.

Das umfassende theoretische Konstrukt der Stellungnahmen ist an die Größe der Stiftung und deren Tätigkeit (auch z.B. im Hinblick auf einen Auslandsbezug) anzupassen. Die Compliance-Kultur soll beispielsweise zeigen, dass das Thema schon auf Ebene der Stiftungsführung relevant ist und die gesamte Stiftung umfasst. Auch die übrigen Elemente gehen über die Steuerabteilung hinaus.

Sind Anpassungen vorzunehmen, sollten die nächsten Schritte wie folgt sein:

  • Es sollten ggf. Teilbereiche festgelegt werden, welche zunächst im Fokus beim Aufbau des Tax-CMS stehen.
  • Es ist ein Fahrplan in Bezug auf die einzelnen Elemente zu entwickeln und Verantwortlichkeiten sind festzulegen.
  • Anhand bereits aufgetretener steuerrechtlicher Problemstellungen und aktueller steuerrechtlicher Problembereiche können konkrete Schwerpunkte ermittelt werden.

Es bietet sich eine Erarbeitung im Rahmen von Workshops mit allen wesentlichen im Steuerprozess involvierten Personen an. Es ist weniger wichtig, alle steuerrechtlich relevanten Bereiche auf einmal in Angriff zu nehmen, als vielmehr, ggf. zunächst mit Teilbereichen, zu starten und die gesamte Stiftung für das Thema zu sensibilisieren.

Über die Autoren:
Reinhard Berndt ist Wirtschaftsprüfer und Partner der BDO Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Er ist Leiter des Branchencenters „Stiftungen & Non-Profit-Organisationen“ der BDO und prüft und berät seit 20 Jahren vorwiegend Stiftungen und gemeinnützige Organisationen.

Daniel Schneider ist Steuerberater und Senior Manager im Fachbereich Gesundheitswirtschaft der BDO. Er berät seit über 15 Jahren vornehmlich juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts sowie steuerbegünstigte Körperschaften.

Dieser Beitrag erschien in DIE STIFTUNG 2/2018.

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