8. Warum alles selbst machen? – Was ist bei der Delegierung von Steueraufgaben zu beachten
In größeren Stiftungen gibt es zuweilen eine oder mehrere Personen unterhalb der Organebene, die für Steuerangelegenheiten zuständig sind. Die Letztverantwortlichkeit für steuerliche Angelegenheiten bleibt aber stets bei den Stiftungsorganen.
Die deutliche Neigung der Finanzbehörden, bei Unternehmen der freien Wirtschaft immer schneller die Frage nach einem Organisationsverschulden des Managements zu stellen, wenn steuerlich etwas schief gegangen ist, wird sich mittelfristig auch auf Stiftungen auswirken. Stiftungsorgane, die hier Vorsorge treffen, indem sie Regeln und Kontrollmechanismen vorgeben, die der Einhaltung steuerlicher Vorschriften dienen (sogenanntes Tax Compliance), gehen im Ernstfall gut gerüstet in Diskussionen mit der Finanzverwaltung. Nach einem soeben erschienenen Erlass (Anwendungserlass zur nachträglichen Berichtigung von Steuererklärungen; § 153 der Abgabenordnung; Geschäftszeichen IV A 3 – S 0324/15/10001; IV A 4 – S 0324/14/10001; Teilziffer 2.6) gilt das nachweisbare Vorhandensein von Kontrollmechanismen als Indiz dafür, dass bloße steuerliche Fehler auch als solche gewürdigt werden.
9. Bewirke „Gutes“ und dokumentiere es – Erfüllung von Aufzeichnungspflichten
Immer wieder kommt es vor, dass keine ordnungsgemäßen (lückenlosen) Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben für die einzelnen Tätigkeitsbereiche der Stiftung geführt werden. Bei kleineren Stiftungen kommen auch „Belegsammlungen in Kartons“ vor. Irgendwann werden diese dann aufgearbeitet, enthalten aber z.B. Lücken.
Die Gemeinnützigkeit einer Stiftung führt dazu, dass sich die Allgemeinheit an deren Finanzierung beteiligt, insbesondere indem eine Vielzahl von steuerlichen Vergünstigungen gewährt werden. Will eine Stiftung die steuerlichen Vergünstigungen in Anspruch nehmen, so trägt sie die objektive Beweislast (Feststellungslast) dafür, dass sie die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt. Neben der Aufzeichnung der Ein- und Ausgaben sind Geschäfts- und Tätigkeitsberichte eine Grundlage dafür, Diskussionen mit dem Finanzamt darüber zu vermeiden, ob die tatsächliche Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet ist.
10. Begrenzte Kreativität – Zuwendungsbescheinigungen dürfen nicht beliebig gestaltet sein
Neben der Erfüllung steuerlicher Zwecke sollen Zuwendungsbestätigungen oft auch dazu dienen, dem Stifter oder Spender eine besondere Anerkennung auszusprechen. Zuweilen besteht auch der Wunsch, Zuwendungsbestätigungen so individuell zu gestalten, dass der Zuwendende sich ganz persönlich angesprochen fühlt. Unbedingt beachtet werden muss jedoch, dass die Spendenbescheinigung einerseits alle steuerlich aktuell notwendigen „Textbausteine“ enthält und andererseits nur an den Stellen über den zwingenden Inhalt hinausgeht, an denen dies zulässig ist.
Gut bewährt hat sich der Weg, für die eigentliche Zuwendungsbestätigung den jeweils aktuellen amtlichen Vordruck zu verwenden (online abrufbar im sogenannten elektronischen Formularcenter der Finanzverwaltung) und alle zusätzlichen Erläuterungen, persönlichen Dankesbekundungen usw. in ein Begleitschreiben zu verlagern.
Fazit
Stiftungen werden zwar seltener förmlich von der Finanzverwaltung überprüft als Unternehmen, dann aber genauso gründlich. Sie sollten ihre Aktivitäten sorgfältig dokumentieren und größere Änderungen stets mit dem Finanzamt abstimmen. Auch außerhalb von Betriebsprüfungen lassen sich unangenehme Diskussionen mit dem zuständigen Sachbearbeiter leicht vermeiden, wenn jederzeit nachgewiesen werden kann, dass die Grundregeln des Gemeinnützigkeitsrechts beachtet werden.
Der Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht sowie Handels- und Gesellschaftsrecht Dr. Franz Schulte ist bei der PKF Fasselt Schlage Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Rechtsanwälte Partnerschaft mbB in Duisburg Spezialist für Non-Profit-Organisationen. Neben der juristischen und steuerlichen Beratung von Stiftungen, gemeinnützigen Vereinen und Verbänden ist ein weiterer Tätigkeitsschwerpunkt die Beratung von mittelständischen Familienunternehmen.
Dieser Text ist Teil der Reihe “Spielregeln des Stiftungsmanagements”.
