Stiftungen sollten ihre Arbeit sorgfältig dokumentieren. Welche historischen Erfahrungen es gibt, was es zu beachten gilt und warum eine rein elektronische Variante dabei nicht die beste Lösung sein muss, erklärt Uwe Czubatynski.

Das Stiftungswesen hat eine außerordentlich lange und reiche Tradition. War es im Mittelalter für die Ausstattung der Kirchen unentbehrlich, so gab es auch in der Neuzeit in jeder größeren Stadt eine beachtliche Zahl von Stiftungen, die den Armen, den Schulen und Studenten oder den Geistlichen zugutekamen. Über Jahrhunderte hinweg funktionierte diese Form der Wohltätigkeit in bürgerschaftlicher Selbstverwaltung. Die Inflationszeit nach dem Ersten Weltkrieg hat diese Stiftungskultur weitgehend vernichtet und zu guten Teilen auch aus dem öffentlichen Bewusstsein verschwinden lassen. Dies hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend gewandelt, wenn auch in sehr verschiedener Intensität im Westen und im Osten Deutschlands.

Unterdessen sind die Stiftungen auch für die Geschichtswissenschaft zu einem höchst interessanten Forschungsgegenstand geworden. Wie in einem Brennspiegel konzentrieren sich in den Stiftungen bemerkenswerte Persönlichkeiten, soziale Nöte der jeweiligen Epoche, wirtschaftliche Gegebenheiten und rechtliche Rahmenbedingungen. Aus dem genauen Studium der Stiftungsurkunden etwa lassen sich theologische Anschauungen ebenso ableiten wie die individuellen Motive, die zur Errichtung einer Stiftung geführt haben. Wer sich jedoch auf die Suche nach konkreten Beispielen macht, wird alsbald feststellen, wie schwierig die Ermittlung entsprechender Quellen ist. Im Gegensatz zu vielen mittelalterlichen Urkunden sind die meisten Stiftungsurkunden der Frühen Neuzeit noch nie in einer zuverlässigen Edition veröffentlicht worden. In vielen Fällen lässt sich zwar die einstige Existenz einer Stiftung nachweisen, doch sind keinerlei Unterlagen über deren Verwaltung mehr auffindbar.

Brände und Kriege

Dieser für den Historiker sehr bedauerliche Umstand hat eine Vielzahl von Gründen. Grundsätzlich teilen natürlich auch Stiftungen das Schicksal vieler anderer Archive: Brände und Kriege haben dazu beigetragen, die Zahl der einst auf Pergament und Papier festgehaltenen Informationen drastisch zu verringern. Unkenntnis und Desinteresse, vor allem in kleineren Ortschaften, haben maßgeblich dazu beigetragen, dass unersetzliches Quellenmaterial vernichtet worden ist. Hinzu kommt bei den Stiftungen der besondere Umstand, dass sie über lange Zeit hinweg keiner staatlichen Aufsicht unterlagen. Privatpersonen oder auch Magistrate haben sich durchaus nicht immer als die besten Treuhänder erwiesen, sodass in der Verwaltung der Stiftungen oftmals Unregelmäßigkeiten einrissen. So sind in den heutigen Staats-, Landes- und Stadtarchiven nur in wenigen Fällen wirkliche Stiftungsarchive erhalten geblieben, die diesen Namen verdienen.

Mahnende Erfahrung

Dieser Zustand müsste für die heute Verantwortlichen im Stiftungswesen eine deutliche Mahnung sein. Für jede einzelne Stiftung sollte es selbstverständlich sein, ihre eigene Geschichte so gut wie möglich zu dokumentieren. Nun wird es allerdings erhebliche Unterschiede geben zwischen einer großen, hauptamtlich verwalteten Stiftung und einer kleinen, nur ehrenamtlich geführten Stiftung. Entscheidend für die Überlieferungsbildung wird aber in jedem Fall sein, ob überhaupt und ob rechtzeitig an die Archivierung der eigenen Unterlagen gedacht wird. Hinzu kommt in der Gegenwart das nicht zu unterschätzende Problem, dass in der vorherrschenden hybriden Verwaltung die Geschäftsunterlagen sowohl in ausgedruckter als auch in elektronischer Form anfallen. Nach dem gegenwärtigen Stand der Dinge wird man wohl dazu raten müssen, das eine zu tun und das andere nicht zu lassen: Da die wirklich langfristige, also jahrhundertelange Speicherung elektronischer Daten ein keineswegs gelöstes Problem darstellt, empfiehlt es sich, wesentliche Dinge in Papierform aufzubewahren. Vor allem wird bis heute massiv unterschätzt, dass die dauerhafte Verfügbarkeit elektronischer Daten mit einem ebenso dauerhaften Arbeitsaufwand und sehr erheblichen Kosten verbunden ist.

Das Archivieren wichtiger Unterlagen bedeutet keineswegs, alles aufzuheben, was an Geschäftspapieren tatsächlich vorhanden ist. Vielmehr sollte es das Ziel sein, nicht so viel wie möglich, sondern so wenig wie möglich in das Archiv zu überführen, das ebenfalls Platz und Pflege benötigt. Für die unumgängliche Reduktion, die der Archivar als Bewertung und Kassation bezeichnet, gibt es anerkannte Regeln. Zu den vergleichsweise einfach zu befolgenden Grundregeln gehört es zum Beispiel, die Rechnungsunterlagen in bestimmten Zeitintervallen zu verdichten. Die steuerlichen und gemeinnützigkeitsrechtlichen Regelungen verlangen, dass alle Buchungsunterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, damit sie zu Prüfungszwecken zur Verfügung stehen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Jahresrechnungen dauerhaft archiviert, während das Belegmaterial vernichtet werden kann.

Die Überlieferungsbildung beginnt freilich nicht erst mit der Anschaffung von Archivkartons, sondern setzt eine sachlich geordnete Verwaltung voraus. In mittleren und großen Behörden existieren für diese Zwecke verbindliche Aktenpläne, nach denen die einzelnen Vorgänge abzulegen sind. Werden aber kleinere Stiftungen nur im Neben- oder Ehrenamt verwaltet, ist die Gefahr wesentlich größer, dass Papiere und Dateien mehr oder weniger wahllos abgeheftet oder abgespeichert werden. Solchermaßen entstandene Akten nachträglich in eine übersichtliche Ordnung zu bringen, ist eine nahezu unmögliche, in jedem Fall aber außerordentlich zeitraubende Beschäftigung. Es ist daher dringend anzuraten, beizeiten einen einfachen Aktenplan zu entwickeln und konsequent anzuwenden.

Über den Autor:

Foto: Jannes Czubatynski

Uwe Czubatynski ist evangelischer Theologe und Bibliothekar. 2005 gründete er die Studienstiftung Dr. Uwe Czubatynski.

 

 

 

 

Info

Aktenplan

Ein Aktenplan könnte folgendermaßen aussehen, wobei die dezimale Anordnung jederzeit eine feinere Untergliederung nach den individuellen Gegebenheiten zulässt:

1. Bestand und Verfassung
1.1. Gründung und Jubiläen
1.2. Vorstand
1.3. Kuratorium
1.4. Stiftungsaufsicht
1.5. Bundesverband
2. Vermögensverwaltung
2.1. Richtlinien
2.2. Haushalte
2.3. Zeitbücher
2.4. Zustiftungen
2.5. Jahresberichte
2.6. Gemeinnützigkeit
3. Projekte und Veranstaltungen
3.1. Eigene Projekte
3.2. Kooperationspartner
3.3. Kommunikation
4. Materialsammlungen
4.1. Andere Stiftungen
4.2. Literatur

 

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