Effizienz, Kostenkontrolle und Transparenz gehören zu den Themen, mit denen sich auch gemeinnützige Organisationen in ihren Beschaffungsprozessen auseinandersetzen. Eine Hilfestellung angesichts knapper Budgets und begrenztem Personal können digitale Systeme und elektronische Beschaffung geben: Sie können Non-Profit-Organisationen (NPO) dabei unterstützen, Gelder bestmöglich einzusetzen und sowohl die Planung als auch die Kosten- und Spendenkontrolle erleichtern.
Mehr Vertrauen und Transparenz in die Lieferkette
Elektronisches Beschaffen oder E-Procurement vermeidet nicht nur unnötig hohe indirekte Kosten, sondern stärkt auch die Zusammenarbeit mit bereits vertrauten Lieferanten. Amazon Business erleichtert NPOs den Zugang zu Herstellern und Verkäufern, die ihren Vorstellungen entsprechen. Dieser Service bringt Kostenvorteile und verringert Reputationsrisiken für Stiftungen, die durch das Fehlverhalten von Herstellern oder Lieferanten entstehen könnten. Die elektronische Beschaffung kann auch ein Instrument sein, um gemeinnützigen Organisationen bei der Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien zu helfen, indem sie Daten mit Projekten verknüpft und darüber informiert, in welchen Bereichen Ausgaben getätigt werden.
Erfolgreiches Beispiel
Ein Beispiel ist „Rays of Sunshine“. Die Wohltätigkeitsorganisation kooperiert mit Amazon Business, um ihren Einkaufsprozess zu optimieren und nachhaltige Einkaufsstrategien zu etablieren. Rays of Sunshine unterstützt seit 21 Jahren schwerstkranke Kinder und Jugendliche im Alter von drei bis 18 Jahren in Großbritannien: Die NPO erfüllt Wünsche und bietet kontinuierliche Unterstützung in Krankenhäusern und in der Gemeinde. Seit 2003 hat die Organisation über 80.000 Familien erreicht und ihr Leben in dieser schwierigen Situation bereichert. Rays of Sunshine ist es wichtig, in Einkäufen nachhaltig zu sein. So half ihr das Amazon-Siegel „Climate Pledge Friendly“, Produkte zu finden, die in mindestens einem Nachhaltigkeitsbereich verbessert wurden, zum Beispiel durch reduzierte Verpackung oder die Verwendung recycelter Materialien. Das Amazon-Programm basiert auf über 50 unabhängigen und vertrauenswürdigen Drittanbieter-Zertifizierungen, wie dem Blauen Engel in Deutschland. Durch das Business-Prime-Konto nutzt Ray of Sunshine zudem die Funktion „Guided Buying“, um lokale Händler als bevorzugte Lieferanten zu nutzen.
Spendenprozesse vereinfachen
Auf ihrer Website bietet die Einrichtung ein Spendenprogramm an, bei dem Spender monatlich oder einmalig spenden können. Um den Prozess zu vereinfachen, entwickelte die Organisation mit Amazon Business eine Schnittstelle für Direktbestellungen. Rays of Sunshine arbeitet mit über 100 Krankenhäusern zusammen, die jeweils 200 bis 300 schwerstkranke Kinder betreuen. „Indem wir unseren Spendern eine Auswahl an Geschenken anbieten und den Prozess automatisieren, können wir unsere Wirkung verstärken und vielen Kindern Freude schenken“, erklärt Dan Assor, CEO von Rays of Sunshine. Dank der Zusammenarbeit mit Amazon Business konnte die Einrichtung die Suche und den Kauf von Geschenken für die Kinder also deutlich vereinfachen. Dan Assor: „Ob es um Spielzeug geht, um den Krankenhausaufenthalt angenehmer zu gestalten, oder um Fanartikel, mit denen wir ein Kind auf das Treffen mit seinem Lieblingsstar vorbereiten – Amazon Business hilft uns, den besonderen Moment zu kreieren.“
Kontrolle statt Komplexität
Wer also im Non-Profit-Sektor Beschaffungsprozesse verbessern oder neue Strukturen aufbauen möchte, hat mit digitalen Systemen eindeutig Vorteile. Durch elektronische Beschaffung und Automatisierung können wiederkehrende Prozesse effizienter und nachvollziehbar für den jeweiligen Stiftungszweck umgesetzt werden– für elektronische Beschaffung gilt: Mehr Durchblick statt Daten-Dschungel, mehr Kontrolle statt Komplexität.