Für gemeinnützige Stiftungen und Non-Profit-Organisationen (NPO) sind Themen wie Effizienz, Kostenkontrolle und Transparenz maßgeblich für ihre Beschaffungsprozesse. Sie müssen jeden Euro optimal einsetzen und nachweisen, dass nahezu alle ihre finanziellen Ressourcen direkt für ihre Mission verwendet werden – und nicht für den eigenen Geschäftsbetrieb. Diese grundsätzlichen Auflagen mit einer strategischen Neuausrichtung ihrer Beschaffung in Einklang zu bringen, ist nicht so einfach. Die Digitalisierung bietet mit E-Procurement einen leichten und idealen Zugang, die Kosten alltäglicher Geschäftsausgaben zu kontrollieren und eine Datentransparenz zu erzeugen, die den Budgetverantwortlichen zeigt, wie und wo die jeweiligen Ausgaben eingesetzt werden.
Eine solche Transparenz ermöglicht zudem, dass Wohltätigkeitsorganisationen ihre Fortschritte bei der Erreichung der Nachhaltigkeitsziele (CSR- und ESG-Ziele) nachweisen können, indem sie ihre Ausgaben an Lieferanten mit eigenen Nachhaltigkeitsnachweisen weiterleiten und bei lokalen Unternehmen einkaufen. Gerade für gemeinnützige Vereine und Stiftungen ist es wichtig zu wissen, wie sie lokale Lieferanten finden, die die Gemeinschaft unterstützen und die Nachhaltigkeit ihrer Lieferanten verfolgen können.
Doch passen E-Procurement und Online-Shops mit NPOs strategisch zusammen? Der aktuellen Amazon-Business-Umfrage „Die Zukunft der Beschaffung neu definiert“ 2025 zufolge ist so gut wie jedes Geschäftsprofil für digitale Beschaffungslösungen geeignet. E-Procurement kann für Unternehmen und Organisationen aller Größen relevant sein. Für viele Unternehmen und Institutionen ist die E-Beschaffung sogar die Lösung überhaupt: Laut Amazon-Umfrage planen 96 Prozent der befragten Einkaufsteams, digitale Tools auch langfristig zu nutzen.
Ein Lieferantenportfolio finden, das die Werte der Stiftung widerspiegelt
E-Procurement, wie Amazon Business es ermöglicht, vermeidet nicht nur unnötig hohe indirekte Kosten, sondern stärkt auch die Zusammenarbeit mit bevorzugten Lieferanten. Das ist wichtig, denn das Zusammenspiel aus finanzieller Verantwortung und Werten prägt die gesamte Mission einer gemeinnützigen Organisation im Hinblick auf ihre Ausgaben. Die digitale Beschaffung erleichtert gemeinnützigen Organisationen den Zugang zu missionsorientierten Herstellern und Verkäufern. Gleichzeitig unterstützt sie eine bessere Kostenkontrolle und hilft, potentielle Reputationsrisiken entlang der Lieferkette zu minimieren. Die Nachhaltigkeit von Lieferanten war „Rays of Sunshine“ besonders wichtig. Die britische Wohltätigkeitsorganisation bereichert seit 21 Jahren das Leben schwerstkranker Kinder und Jugendlicher im Alter von drei bis 18 Jahren in Großbritannien: Sie erfüllt Wünsche der jungen Menschen und bietet ihnen und ihren Familien kontinuierliche Unterstützung in Krankenhäusern und in der Gemeinde. Seit 2003 hat die Organisation über 80.000 Familien erreicht und ihnen wertvolle Erinnerungen und positive Ablenkung in schwierigen Zeiten ermöglicht.
In Kooperation mit Amazon Business gelang es der Organisation, die „ethisch“ passenden „Geschenke“ für die Kinder und Jugendlichen auf dem Online-Marktplatz zu finden. Das Amazon-Siegel „Climate Pledge Friendly“ identifiziert Produkte, die in mindestens einem Nachhaltigkeitsbereich verbessert wurden – zum Beispiel reduzierte Verpackung oder die Verwendung recycelter Materialien. Das Amazon-Programm basiert auf über 50 unabhängigen und vertrauenswürdigen Drittanbieter-Zertifizierungen, wie dem Blauen Engel in Deutschland. Mit Guided Buying, einer kostenpflichtigen Funktion von Business Prime, war es für Ray of Sunshine möglich, Richtlinien festzulegen, die ihnen halfen, Einkäufe innerhalb der festgelegten Zuschuss- und Spendenparameter zu tätigen, die oft sehr eng gefasst sind.
Spendenprozesse vereinfachen, regelkonform handeln
Auch gelang es Ray of Sunshine, mit Hilfe von Amazon Business den Spendenprozess zu vereinfachen. Die Organisation entwickelte eine Direktbestell-API (Application Programming Interface). Rays of Sunshine arbeitet mit über 100 Krankenhäusern zusammen, die je 200 bis 300 schwerstkranke Kinder betreuen. „Indem wir unseren Spendern eine Auswahl an Geschenken anbieten und den Prozess automatisieren, können wir unsere Wirkung verstärken und vielen Kindern Freude schenken“, erklärt Dan Assor, CEO von Rays of Sunshine.
Es zeigt sich: Wer im Non-Profit-Sektor Beschaffungsprozesse verbessern oder neue Strukturen aufbauen möchte, hat mit digitalen Systemen eindeutig Vorteile. Leicht lassen sich mit ihnen kostenbasierte Erwägungen mit wertebasierten Erwägungen in Einklang bringen und beide maximieren. Wiederkehrende Prozesse können effizient und regelkonform für den jeweiligen Stiftungszweck umgesetzt werden. Antragstellung, Mittelverwendung und Spendermanagement lassen sich transparent gestalten. Und auch die Kontrolle über Budgets und Reports funktioniert wesentlich schneller und ist übersichtlicher. E-Procurement kann für jede gemeinnützige Organisation ein Wendepunkt sein. Und dadurch, dass sie für mehr Transparenz und Qualitätssicherung im Lieferantenportfolio sorgt, verbessert sie auch die Qualität der sozialen Arbeit der gemeinnützigen Organisation insgesamt. Die elektronische Beschaffung wird somit zu einem neuen Weg, der sich zu gehen lohnt.